Brainstorming? Ngapain Aja Sih?

Jum’at lalu (06/09) tim Excellent – Aktiva melakukan perjalanan ke Bogor untuk acara rapat kerja (raker) tahunan, yang bisa juga disebut dengan acara Brainstorming. Semenjak saya bergabung di Excellent, saya belum pernah ikut agenda brainstorming/rapat kerja eksternal. Tahun lalu saya pernah ikut acara eksternal ke Dieng, Jawa Tengah namun bukan acara rapat kerja. Jadi, brainstorming kali ini merupakan sebuah hal baru untuk saya.

Berangkat menggunakan satu unit bus medium (body baru- Jetbus 5 MD, Isuzu mesin depan) berkapasitas ~30 penumpang. Rencana awalnya plus satu mobil lagi namun mendekati hari H, atasan saya sekeluarga terkena musibah (sakit) dan tidak ikut acara (saat ini Alhamdulillah keluarga Boss sudah mulai pulih).

Lokasi dipilih di area Bogor, bahkan “belum” sampai ke area puncak. Agar meminimalisir risiko macet dan buka-tutup jalur di puncak. Kita sama-sama tahu kalau akhir pekan di daerah Puncak sepertinya macet/padat terus. Saya juga pernah dulu acara himpunan kampus menginap di penginapan daerah Puncak. Sabtu malam. Bawa mobil. Bisa dibayangkan sendiri haha.

Perjalanan cukup lancar, sempat stop terlebih dahulu di rest area sekitar Sentul karena ada beberapa hal yang diurus. Sampai di lokasi penginapan sekitar pukul 10:30. Keluar tol Ciawi belok kanan, sebelah Masjid Besar Harakatul Jannah. Tepatnya di komplek Vimala Hills. Komplek perumahan tapi isinya villa. Menurunkan barang dari bus, rapi-rapi, kemudian tim laki-laki kembali lagi ke bus untuk perjalanan ke Masjid Besar tadi untuk Salat Jum’at. Jaraknya lumayan, sekitar 3 km dari lokasi menginap.

tampilan penginapan di sore hari

tim lagi siap-siap menuju masjid

tiba di masjid harakatul jannah

Selesai Salat Jum’at, tim kembali lagi ke penginapan. Acara selanjutnya adalah makan siang. Sekitar jam dua siang tim pun berkumpul sesuai kelompoknya masing-masing untuk membahas tugas masing-masing kelompok. Tugasnya berkaitan dengan metode SWOT yang saya pernah tulis di tulisan sebelumnya. Topiknya macam-macam. Seperti reputasi perusahaan, inovasi&teknologi, keuangan, dan SDM. Kelompok saya kebagian topik inovasi. Pada acara brainstorming ini tim PKL juga diajak ikut dan juga diminta untuk berkolaborasi dalam tugas kelompok.

kayanya saya lupa foto pas sesi diskusi siang

Sore harinya acara games antar kelompok lalu acara bebas sampai malam hari. Saya renang bersama tim yang lain juga. Sepertinya sudah lama banget saya gak renang. Sebelum event kali ini, sepertinya sudah lama banget saya gak renang. Kayanya terakhir 2021 deh, waktu menginap di Bandung. Sejujurnya saya juga gak begitu bisa renang sih. Bisanya meluncur, maju-maju-maju, dan setelah kehabisan nafas berhenti. Belum bisa ambil nafas saat renang.

Acara malam juga ada fun games yaitu kuis pengetahuan tentang perusahaan. Dilanjutkan dengan sesi diskusi. Semua kelompok pun kembali berdiskusi mengenai tugas yang diberikan. Ada yang di ruang utama, ada yang di kamar, ada yang di dekat pantry juga. Senyamannya tim. Banyak sekali hal yang dibahas saat diskusi (termasuk saat sesi diskusi di siang hari). Kami diminta untuk memaparkan analisis SWOT yang masing-masing sudah kami siapkan sebelumnya. Termasuk tim PKL/magang juga diberikan kesempatan untuk mengutarakan opini atau pendapatnya mengenai perusahaan.

sesi diskusi malam hari

Setelah pemaparan tiap poin SWOT dari tiap anggota kelompok, kami juga berdiskusi mengenai item apa saja yang kelihatannya mirip dan bisa digabung/dielaborasi agar lebih efisien. Kami juga diminta untuk menilai atau memberikan skala prioritas dari poin-poin yang ada pada SWOT. Diskusi ini cukup melelahkan karena kami dituntut untuk berpikir, mencari hal-hal pada perusahaan yang bisa ditingkatkan dan lainnya.

Akhirnya kami memilih beberapa poin untuk dipresentasikan di acara utama esok hari. Termasuk “cicil” pembuatan slide-nya. Diskusi kelompok kami pun selesai sekitar jam 11 malam. Sebenarnya masih belum “selesai” sih, dilanjutkan esok harinya. Saat menjelang akhir sesi diskusi juga saya sempat ngopi dan masih ngantuk banget. Saya pun kembali ke ruang kamar (seperti aula, untuk tidur bersama) dan masih ada sesi diskusi kelompok lain yang belum selesai.

Malam itu saya susah tidur, mungkin efek kopinya baru “kick in” dini hari. Saya sempat terlelap namun hanya sekitar 1-2 jam saja. Terbangun sekitar jam 4 dan memutuskan untuk sekalian tunggu waktu Subuh saja.

pagi hari dari ruang rapat. di seberang sana ada lapangan/tempat outbound “semak daun”

Di pagi hari, tadinya ada rencana games namun tidak jadi. Karena tiap tim perlu fokus untuk persiapan presentasi dan tugas kelompok kami juga belum selesai. Setelah sarapan, tim pun mulai sesi diskusi masing-masing kelompok dan juga persiapan resources untuk presentasi. Pak Boss juga bergabung via Zoom Meeting.

Acara pun dimulai. Boss Vavai juga memberi sambutan dan advice pada awal sesi utama brainstorming ini. Walaupun keluarga inti Boss Vavai tidak ikut ke Bogor, namun dari manajemen ada juga Boss Marsan/Qchen yang ikut ke Bogor. Sesi selanjutnya adalah pemaparan hasil diskusi masing-masing kelompok. Kelompok saya adalah kelompok 2, jadi bukan yang langsung presentasi.

Tiap tim diberikan jatah presentasi selama sepuluh menit. Setelah presentasi, Pak Boss juga memberikan pendapat/masukan terkait topik yang dibahas. Peserta lain juga diberikan kesempatan untuk bertanya kepada kelompok yang sedang presentasi. Total sesi presentasi dan diskusi lanjutan per tim kurang lebih selama 20-30 menit.

Kelompok 1 selesai, sekarang giliran kelompok 2 yang maju. Persiapan slide sudah, selanjutnya persiapan perangkat yang akan digunakan untuk presentasi. Akhirnya laptop milik Tyo  yang digunakan untuk presentasi. Yang melakukan pemaparan adalah anggota junior (termasuk saya dan Tyo). Saat giliran saya yang memaparkan, saya coba melakukan pemaparan dengan jelas.

sesi presentasi kelompok 2

Sebelumnya, pada slide yang saya buat, saya berusaha untuk menuliskan poin-poin utamanya saja, sedangkan untuk penjelasan diucapkan (dicatat pada presenter’s notes). Karena Boss Vavai seringkali mengingatkan untuk membuat presentasi namun jangan semuanya ditaruh di slide.

Saat giliran Tyo yang melakukan pemaparan, waktunya habis. Padahal masih ada beberapa slide yang belum disampaikan. Dari sini bisa diambil kesimpulan/poin (diberi advice juga oleh Boss) bahwa persiapan sebelum presentasi dapat dikatakan penting. Misalnya jatah presentasi sepuluh menit, kita bisa berlatih terlebih dahulu dan apabila masih kurang sesuai (waktu sudah keburu habis), maka kita perlu untuk melakukan penyesuaian pada hal-hal yang kita sampaikan.

Banyak hal yang jadi masukan untuk kelompok kami. Misalnya sistem skala prioritas yang agak miss, presentasi yang over limit dan hal lainnya. Setelah selesai giliran kami, selanjutnya giliran kelompok lainnya yang memaparkan hasil diskusi mereka. Dan kelompok kami pun menjadi penonton. Setelah semua presentasi kelompok selesai, Boss juga memberi advice/arahan terkait hasil diskusi/brainstorming kali ini. Poin-poin yang ada bukan hanya berhenti pada acara ini namun untuk pengembangan kinerja perusahaan ke depannya.

Wah ternyata acara brainstorming sepadat ini ya. Mulai dari persiapan materi, diskusi, pemaparan, dan hal-hal lainnya. Untuk tulisan kali ini sampai sini dulu ya. Sudah mau waktu pulang kantor juga. Sampai jumpa di tulisan lainnya. Bye.