Halo semuanya, apa kabar? Kali ini saya mau nulis pengalaman pribadi. Sepertinya udah cukup lama saya gak nulis hal yang personal kaya gini. Apakah bisa bermanfaat bagi orang lain? Gak tahu juga. Tapi semoga bisa memberikan sedikit insight atau hal-hal kecil lain dari pengalaman saya ini. Untuk tulisan teknisnya mungkin gak kali ini ya… Sebenernya tadi udah ngedraf agak panjang tapi gak kesimpen pas matiin komputer. Hiks. Jadinya saya tulis ulang.
Lanjut deh. Di tempat kerja saya ada project yang bisa dibilang besar. Sebenarnya sudah berjalan dari beberapa bulan yang lalu. Pekerjaannya adalah instalasi Proxmox VE di klien, lokasinya di Semarang. Waktu itu (pekerjaaan instalasi) saya gak jadi ikut dinas luar karena di kampus sedang ada ujian. Jadinya saya baru bisa “ikut” lagi pas pekerjaan selanjutnya.
By Proxmox Server Solutions GmbH – https://www.proxmox.com/en/news/media-kit, Public Domain, Link
Agenda kali ini adalah transfer knowledge dan SAT (Site Acceptance Test). SAT bisa dibilang adalah tes untuk memastikan bahwa sistem yang dipasang dapat bekerja/berfungsi sesuai spesifikasi atau ketentuan.
By Gunawan Kartapranata – Own work, CC BY-SA 4.0, Link
Beberapa waktu lalu pekerjaan transfer knowledge dan SAT untuk klien di… sebut saja Jakarta (bandara) sudah selesai dilakukan. Saat ini saya tugasnya (di agenda utama) adalah asistensi GM saya: Bapak Ahmad. Jadi saya masih belum “turun langsung” atau jadi pembicara utama. Bisa jadi di lain waktu saya yang jadi pembicaranya (gak tau kapan tapi, skill saya kan gitu hehe).
Lanjut, untuk klien di Jakarta ini persiapan yang saya lakukan (utamanya transfer knowledge) antara lain adalah membuat slide presentasi, memastikan/cek demo lab berfungsi, dan juga penguasaan materi. Walaupun hanya jadi asisten, saya perlu paham juga apa yang sedang disampaikan.
Untuk SAT kronologis utamanya adalah pihak klien memberikan beberapa poin persyaratan teknis, yang perlu diuji dan diharapkan sesuai dengan poin-poin yang diharapkan oleh pihak klien. SAT ini juga tergantung dari poin-poin atau persyaratan yang diminta oleh klien. Apabila persyaratannya panjang, bisa saja sesi SAT-nya juga panjang karena perlu memastikan apakah sistem yang diinstal sudah sesuai spesifikasi atau kebutuhan dari klien atau belum.
Untuk pekerjaan “luar kantor” saya juga mulai belajar melakukan hal-hal administratif. Seperti pengajuan dana operasional, approval dana tersebut ke atasan, persyaratan lain, juga pencatatan pengeluaran yang dilakukan dari dana operasional tersebut. Agak capek memang, tapi hal tersebut dilakukan untuk membantu agar dana operasional dapat digunakan sesuai dengan peruntukannya.
Dinas ke Jakarta kebutuhan “lain-lain”-nya bisa dibilang gak terlalu susah. Kalkulasinya bisa dibilang lebih sederhana karena… ya bisa pulang-pergi, pengeluaran juga bisa dibilang “umum” seperti untuk bensin, parkir, makan siang, dan juga pengeluaran lainnya. Overall “masih bisa” di-handle.
Tapi… dinas luar kota (luar provinsi juga, dan membutuhkan waktu beberapa hari) merupakan hal baru bagi saya. Persiapannya juga lebih banyak dan belajar persiapan satu hal lagi.
Terkait teknis pekerjaan, persiapannya bisa dibilang “mirip” dengan yang sudah disebutkan sebelumnya (slides, materi, dll). Tapi untuk pekerjaan kali ini (dinas ke Semarang) saya juga diminta untuk persiapan training kit untuk para peserta training. Isinya seperti buku/modul, notebook, pulpen, dan kaos. Saya perlu konfirmasi ke atasan saya dan juga tim divisi training terkait rencana jumlah peserta dan juga stok dari training kit tersebut.
Training kit selesai, persiapan lainnya masih banyak. Yang pertama adalah transportasi. Saya diminta untuk listing opsi transportasi yang digunakan untuk ke Semarang. Opsi pertama adalah menggunakan bus. Saya coba cari-cari PO (Perusahaan Otobus) yang melayani trayek Bekasi-Semarang dan yang waktu dan tempat-nya “masih bisa” dijangkau. Saya carinya di Redbus.
Opsi yang muncul untuk transportasi bus ada banyak. Tapi sebagian waktunya kurang “pas”, terlalu pagi ataupun terlalu malam. Untuk range harganya sekitar Rp180.000,- sampai Rp250.000,-. PO-nya yang saya “pilih” sebagai referensi ada Sinar Jaya (terkenal bagi saya) dan juga PO Cahaya Trans (saya baru tahu, mungkin YTTA ya?).
Opsi selanjutnya adalah menggunakan kereta. Saya coba cari di website KAI (kai.id) dan juga Traveloka. Untuk opsi kereta ada beberapa yang saya temukan, yaitu kereta Tawang Jaya Premium ( eksekutif dan ekonomi), Argo Muria (eksekutif), Gunungjati (eksekutif dan ekonomi), dan juga Sembrani (eksekutif).
Beberapa yang jadi concern saya saat mencari opsi kereta ini adalah waktu pemberangkatan jangan tengah malam/dini hari, dan juga waktu perkiraan sampai di Semarang jangan sampai terlalu malam. Dan.. akhirnya dapat opsi-opsi di atas.
Saya ajukan ke atasan, dan diputuskan untuk transportasi pakai kereta. keberangkatan jangan terlalu pagi, dan juga opsi kelasnya yang eksekutif. Dari beberapa persyaratan tersebut, pilihannya adalah KA Sembrani Eksekutif (sebenarnya ada juga yang Luxury, tapi terlampau mahal). Berangkat dari Bekasi sekitar jam 10:46 dan ETA Semarang Tawang sekitar jam 15:25. Dari sini juga saya jadi mulai tahu lebih banyak nama-nama stasiun di daerah lain (keseringan di Jabodetabek soalnya). Misalnya di Semarang Kota ada dua stasiun yaitu Poncol dan Tawang.
Yang masih terhitung sebagai transportasi adalah taksi untuk transportasi dari hotel ke klien. Salah satu hal yang saya lakukan adalah kalkulasi biaya/tarif umum dari transportasi online.
Urusan transportasi sudah dipilih, kemudian selanjutnya adalah akomodasi atau penginapan. Rencana awal menginap 4 hari dan bisa jadi ada kemungkinan extend jadi 5 hari. Pencarian akomodasi saya lakukan melalui Traveloka. Kriteria saya kala itu (pencarian akomodasi awal) adalah rating bintang dari hotel tersebut adalah minimal bintang 3.
Hasilnya ternyata lebih bikin bingung. Opsi akomodasi jauh lebih banyak dari opsi transportasi. Saya sempat list mungkin lebih dari 10 hotel dengan rate 3+ stars. Saya juga memperhitungkan jarak dari hotel ke stasiun dan juga ke klien, agar tidak terlalu “sulit” mobilitasnya.
Akhirnya atasan saya menentukan untuk hotel pilih “LK” (bisa dicari di Google) dan jujur saya baru tahu tnetang jenama LK ini. Mungkin wawasan saya masih belum terlalu luas ya. Lokasinya ada beberapa di Semarang, dan saya juga masih bisa dibilang “buta map Semarang”. Untuk kriteria yang diperlukan contohnya adalah non smoking room dan include breakfast.
Opsi penginapan juga sudah, selanjutnya adalah budgeting. Poin dari budgeting salah satunya adalah “layak”. Tidak terlalu “murahan” sehingga bikin gak nyaman/tersiksa dan juga tidak terlalu “glamor/mahal”. Nah di sini yang saya ada kesulitan. Seperti memperkirakan budget makan/konsumsi yang dirasa “pas”, dan juga budget untuk kategori lain seperti akomodasi, transportasi, dan “dana darurat”. Akhirnya saya, atasan, dan Mba Asisten mengadakan online meetkecil-kecilan untuk membahas persiapan dinas luar ini dan mendapatkan keputusan akhir.
Intinya, untuk dinas luar ternyata banyak yang perlu disiapkan. Misalnya untuk budgeting, transportasi, akomodasi, konsumsi, dan persiapan agenda pekerjaannya itu sendiri. Apakah persiapan saya sudah benar-benar sesuai dengan “standar manajemen”? Belum tentu. Dan sepertinya masih banyak hal lain yang saya masih belum mengerti hehe.
Itu dulu tulisan kali ini, sampai jumpa. Bye.